Простой онлайн калькулятор отпускного стажа — порядок расчета и примеры для 2020 года

Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации. При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика. К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным. Не делать ненужную работу и все что можно автоматизировать для меня жизненный принцип. В данной статье хочу поделится опытом создания MS EXCEL файла графика. Возможно полученный шаблон или данный опыт окажется полезным и вам. Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено — сразу Ссылка для просмотра и скачивания. Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.

Возникновение задачи

Итак. Требуемый кадровиками формат изображен на картинке ниже(все фамилии и должности вымышленные): image Особенности данного формата: 1. В таблицу отдельными строками включаются отдельные периоды отпусков 2. В таблице указываются даты начала отпуска и продолжительность 3. Список упорядочен по алфавиту фамилий сотрудников и по возрастанию дат начала

График — это график

График отпусков моих сотрудников нужен и мне, но я бы хотел иметь его в виде наглядного календарного графика (диаграммы), где вдоль оси времени отражаются периоды отпусков сотрудников. И я его в итоге и сделал — вот таким: image

Как это сделано

Для создания графика такой формы я использовал встроенный в MS EXCEL конструктор диаграмм и тип диаграммы «Линейчатая с накоплением». Для того чтобы горизонтальная ось диаграммы имела вид шкалы времени нужны следующие настройки: Максимум и минимум соответствуют числовым значениям дат начала и конца года. Чтобы семидневная сетка совпадала с реальными неделями за дату начала года лучше брать не 01.01, а ближайший к этой дате понедельник. В качестве исходных данный формирования графика используется таблица, расположенная над графиком. Область печати страницы настроена так, чтобы она не выводилась. На самом деле диаграмма отражает не только периоды отпусков, но и разрывы между ними (настройками выполнено отображение отпусков зеленым цветом заливки, а разрывов — без заливки то есть прозрачными).

Первый ряд

Это отображаемый прозрачным период от начала времен до даты начала первого отпуска в году. Используется значение в столбце «Начало1».

Второй ряд

Это отображаемый зеленым первый отпуск. Используется значение в столбце «Дней 1» — продолжительность первого периода отпуска: У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле: Плюс один день потому, что дата окончания отпуска — это последний его день, а не первый рабочий.

Третий ряд

Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго. Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности — столбец в таблице максимально сужен.

Последующие ряды

Тут хочется просто сказать «ну и так далее…», в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними — аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов — это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).

А как быть с кадровиками?

Им же нужен просто список!? Не держать одни и те же данные в 2-х местах, не создавать возможности их расхождения — для меня дело чести. Пусть и пришлось потратить время, но лучше один раз ввести формулы чем каждый раз править данные. Тут никаких сложностей нет — просто ссылки с листа, содержащего форму для кадровиков на ячейки все в той же исходной таблице. Такими ссылками заполнены в каждой строке ячейки с В по Е. Для каждой строки из исходной таблицы (каждого сотрудника) созданы соответственно числу возможных отпускных периодов — 5 строк в данной таблице. Например поле E «Кол-во календ. дней», для первого сотрудника заполнено: Для следующего сотрудника ссылки будут на те же столбцы и на следующую строку (это довольно трудоемко было заполнять из за того, что форма транспонирована, а как копировать формулы с транспонированием я не разобрался). Обратите внимание, что в столбце Е стоит фильтр. Он нужен для того, что бы выводить только заполненные периоды отпусков (настроено не выводить 0). Еще осталось автоматизировать нумерацию строк (первый столбец). В первой строке руками проставлена цифра «1», для остальных использую формулу «=A6+ЕСЛИ(E7=0;0;1)» (на примере 2-й строки). На этом все. Благодарю за внимание

1. ФАКТИЧЕСКИ ПРОРАБОТАННОЕ В ТЕЧЕНИЕ РАБОЧЕГО ГОДА ВРЕМЯ
Дата начала работы по трудовому договору Дата начала отпуска Из расчета дней Итог
1.1
2. ВРЕМЯ, КОГДА РАБОТНИК ФАКТИЧЕСКИ НЕ РАБОТАЛ, НО ЗА НИМ СОХРАНЯЛОСЬ МЕСТО РАБОТЫ (ДОЛЖНОСТЬ), ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ ЧАСТИЧНО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА ПО УХОДУ ЗА РЕБЕНКОМ И ОТПУСКОВ БЕЗ СОХРАНЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬЮ СВЫШЕ ДВУХ НЕДЕЛЬ
Дата (начало периода) Дата (окончание периода) Из расчета дней Итог
2.1
3. ВРЕМЯ ОПЛАЧИВАЕМОГО ВЫНУЖДЕННОГО ПРОГУЛА ПРИ НЕЗАКОННОМ ПРЕКРАЩЕНИИ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА ИЛИ ПЕРЕВОДЕ РАБОТНИКА НА ДРУГУЮ РАБОТУ, ЕСЛИ ВПОСЛЕДСТВИИ РАБОТНИК БЫЛ ВОССТАНОВЛЕН НА ПРЕЖНЕЙ РАБОТЕ
Дата (начало периода) Дата (окончание периода) Из расчета дней Итог
3.1
4. ДРУГИЕ ПЕРИОДЫ ВРЕМЕНИ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ОТРАСЛЕВЫМИ СОГЛАШЕНИЯМИ, КОЛЛЕКТИВНЫМИ ДОГОВОРАМИ И ИНЫМИ ЛОКАЛЬНЫМИ АКТАМИ ПРЕДПРИЯТИЙ, УСЛОВИЯМИ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА
Дата (начало периода) Дата (окончание периода) Из расчета дней Итог
4.1
ИСПОЛЬЗОВАНО ДНЕЙ ОТПУСКА
No. периода (из таблицы I, раздел No.1, No.2, No.3, No.4) Количество дней
1.1
2.1
3.1
4.1
ИТОГО ДНЕЙ ОТПУСКА ЗА ПЕРИОД
Период Количество дней
ИТОГО ОТПУСКНЫХ ДНЕЙ ВСЕГО

Рассчитайте бесплатно отпускные в данном калькуляторе.

Расчет проводится онлайн и абсолютно бесплатен для всех.

Рассчитать можно оплату за ежегодный основной и дополнительный отпуск, а также за учебный.

Выберите в калькуляторе нужный вариант отдыха.

Персонал — программа для автоматизации кадрового учетапопробовать бесплатно.

Позволяет:

  • составлять штатное расписание,
  • вести личные карточки,
  • заполнять табели,
  • оформлять движение персонала,
  • формировать отчетность.

Правила и порядок расчета

Последовательность расчета отпускных в данном онлайн калькуляторе следующая:

Во вкладке «Исходные данные»:

  • Шаг 1. Указываете период отпуска (с первого по последний день включительно).
  • Шаг 2. Указываете вид отпуска, для которого рассчитывается оплата.
  • Шаг 3. Расчетный период подставляется в калькулятор автоматически, вам ничего делать не нужно.
  • Шаг 4. Если были периоды исключения в расчетном периоде, ставите соответствующую галочку и указываете сроки этих периодов (командировка, больничный, декрет, предыдущие отпуска, простои в работе, прогулы).
  • Шаг 5. Если в расчетном периоде повышалась зарплату, то ставите галочку в соответствующем поле и указываете месяц, в котором была индексация. Также нужно поставить размер прошлого и нового оклада.
  • Шаг 6. После заполнения необходимых полей нажимаете в калькуляторе кнопку «Далее».

После заполнения полей вкладка «Исходные данные» может выглядеть примерно так:

Заполнение вкладки «Сводная таблица»:

  • Шаг 1. Заполнить сведения о зарплате помесячно за последний год. Начисления указываются до удержания НДФЛ. Не нужно учитывать: больничные и декретные пособия, прошлые отпускные, оплату командировок.
  • Шаг 2. Калькулятор автоматически рассчитывает размер среднего заработка на основании отработанных дней и общего заработка за расчетный период.
  • Шаг 3. Нажимаете кнопку «далее»

После заполнения этого раздела калькулятора вкладка может выглядеть так:

На этом расчет заканчивается. Осталось только заглянуть во вкладку «Итоги«, где будут показаны:

  • сумма отпускных начисленная (до налогообложения);
  • НДФЛ в размере 13% (не учитываются положенные вычеты);
  • сумма отпускных после удержания НДФЛ — эту сумму получит работник на руки.

Всю эту информацию можно увидеть на последней вкладке онлайн калькулятора.

Предлагаем также бесплатно попробывать очень удобный сервис, который упростит и автоматизирует учет кадров в организации — Автоматизация кадрового учета.

Очень удобный, простой, гибкий, легко подстроить под свою организацию, ускоряет все процессы, формирует нужную отчетность.

Позволяет считать зарплату, отпускные, вести личные дела и личные карточки, табели, легко оформлять движение персонала.

[stextbox id=’download’]Попробовать бесплатную версию — Автоматизация кадрового учета.[/stextbox]

Как внести информацию об отпусках

Для внесения записей об отпусках сотрудника откройте карточку сотрудника на редактирование (кнопка Изменить карточку в журнале сотрудников) и нажмите кнопку «Отпуска» в закладке «Трудовая деятельность». Увеличить изображение Откроется раздел «Сведения об отпусках». Увеличить изображение Для добавления записи нажмите кнопку Добавить пункт с изображением чистого листа слева под таблицей. Увеличить изображение В таблицу будет добавлена пустая строка. Заполните поля в таблице. 4.2.3.7. Как выбрать дату из календаря4.2.3.8. Как заполнить поле из справочника Для заполнения вида отпуска щелкните мышкой по полю Вид отпуска, откроется справочник Видов отпусков. Увеличить изображение Выберите нужный вид отпуска, если требуется, добавьте в справочник новый вид отпуска, с помощью кнопки Добавить пункт добавьте пустую строку, внесите название вида отпуска и установите галочку «Не оплачиваемый», если данный вид отпуска является не оплачиваемым. После выбора вида отпуска нажмите кнопку Ввод. Для корректного расчета отпуска у сотрудника должен быть выбран режим труда. Для выбора режима труда сотрудника щелкните мышкой по полю Режим труда под таблицей, откроется справочник режимов труда. Увеличить изображение Выберите нужный режим труда, если требуется, добавьте в справочник новый режим труда, с помощью кнопки Добавить пункт добавьте пустую строку, внесите название режима труда и установите положенное количество дней отпуска в году для данного режима труда. Режим труда можно также внести в разделе «Дополнительно» в закладке Трудовая деятельность в карточке сотрудника. После выбора режима труда нажмите кнопку Ввод, для сотрудника будет выбран режим труда и количество оставшихся дней отпуска будет рассчитываться исходя из выбранного режима труда. Если режим труда выбран не будет, при расчете будет считаться, что данный работник работает с режимом труда «полное рабочее время» и ему положено 28 дней отпуска в году. Также для правильного расчета периодов отпуска предварительно должны быть внесены праздничные дни. Увеличить изображение Для внесения праздничных дней нажмите кнопку «Праздничные дни» под таблицей. Откроется раздел Праздничные дни. Для добавления праздника установите фильтр на нужный год, затем нажмите кнопку «Добавить дату» и введите дату праздника, если требуется, введите дату, на которую перенесен праздник. После внесения праздников нажмите кнопку Выход. Затем в журнале отпусков установите дату начала отпуска и количество дней основного и, если нужно, дополнительного отпуска. Увеличить изображение Дата окончания отпуска посчитается автоматически с учетом введенных ранее праздников. Увеличить изображение Заполните оставшиеся поля таблицы. Для просмотра всех столбцов таблицы используйте полосу прокрутки внизу таблицы. В случае, если включена автоматическая нумерация приказов, номер и дата приказа заполняются автоматически при печати приказа (кнопка «Отпуск (Т6)») и последующем выборе опции «Новый приказ». Увеличить изображение Для расчета количества оставшихся дней отпуска нажмите кнопку «Рассчитать отпуск» под таблицей. Количество положенных дней отпуска в году задается в справочнике режимов труда (Двойной щелчек мышью (DblClk) по полю «Режим труда»), и потом нужный режим выбирается для конкретного сотрудника. Увеличить изображение Если нажать на кнопку с изображением вопросительного знака, откроется окно памятки по расчету, в котором можно установить галочку «Количество оставшихся дней с сотыми долями». В этом случае количество оставшихся дней отпуска будет отображаться с двумя знаками после запятой. В поле «Количество оставшихся дней считать с» можно ввести дату, остаток отпуска будет считаться начиная с этой даты. Также в данном разделе можно распечатать приказ на отпуск, для этого нажмите кнопку «Отпуск (Т6)». 4.2.3.43. Как распечатать приказ на отпуск Т-6 Для печати записей об отпусках используйте нажмите кнопку «Печать в MS Word». Увеличить изображение Таблица с записями об отпусках сформируется в установленном Microsoft Word либо при соответствующей настройке в OpenOffice Writer. Если установлена опция «Для данного сотрудника», то в MS Word (OO Writer) , будет выведена информация только по данному сотруднику. Если установлена опция «Для всех сотрудников», то в MS Word (OO Writer) , будет выведена информация по всем сотрудникам. Для удаления строки используйте кнопку «Удалить пункт» с изображением красного крестика слева под таблицей. В программе есть функция оповещения по датам начала отпусков. Увеличить изображение Для включения (отключения) функции напоминания установите (снимите) галочку «Включить напоминание». В поле Напоминать за установите количество дней, за которое до даты начала отпуска будет срабатывать напоминание. Увеличить изображение Напоминание будет автоматически срабатывать при загрузке модуля Сотрудники. Увеличить изображение Также есть возможность посмотреть напоминания в разделе Отчеты в журнале сотрудников. Для этого в журнале сотрудников нажмите кнопку Отчеты. В открывшемся окне отчетов нажмите кнопку «Оповещения». Увеличить изображение В открывшемся окне оповещений нажмите кнопку «Оповещения по датам отпусков». Увеличить изображение Откроется окно «Напоминание об отпусках». Для печати отчета по оповещению используйте кнопку с изображением принтера. В случае, если галочка «Просмотр» установлена, откроется окно предварительного просмотра — «Конструктор отчетов». Увеличить изображение Для просмотра страниц сформированного отчета используйте стрелочки «вправо-влево» на панели «Предварительный просмотр», для закрытия отчета без печати нажмите на кнопку с изображением двери. Для вывода отчета на печать нажмите на кнопку с изображением принтера на панели «Предварительный просмотр». Отчет будет распечатан на принтере, который настроен в Windows по умолчанию. В случае, если галочки «Просмотр» отключена, при нажатии на кнопку «Печать» после окна настройки печати откроется окно выбора принтера. Увеличить изображение Выберите нужный принтер, установите количество копий и нажмите на кнопку «Печать». Журнал будет распечатан на выбранном принтере. В случае, есть будет выбран принтер Adobe PDF (данный принтер появляется при установленном Adobe Acrobat), журнал будет предложено сохранить в виде файла формата PDF. 4.2.24. Как настроить оповещение об отпусках

В Скачать программу В«Сотрудники предприятия 2.8.2В»

Документация программы В«Сотрудники предприятия 2.8.2В»

Как установить программу В«Сотрудники предприятия 2.8.2В»

Скачать

Скачать записку-расчет о предоставлении отпуска работнику форма Т-60

Скачать образец заявления на отпуск

Трудовое законодательство предусматривает для работников ежегодный 28-дневный отпуск. За этот период начисляется сумма, которая высчитывается исходя из средней зарплаты. Касательно расчета отпускных работает новый закон, коэффициент для вычислений составляет 29,3. Требует внимания подсчет средней заработной платы и определение продолжительности расчетного периода. Учитываются и изменения окладов на предприятии. Применение системы 1С значительно упрощает вычисления.

Основная формула для вычислений

Чтобы выполнить расчет отпускных в 2017 году, нужно определить продолжительность расчетного периода. В 1С также вводится продолжительность отпуска. Далее, находится суммарный заработок сотрудника на протяжении этого периода. В конце подсчитывается размер средней дневной заработной платы.

Трудовое законодательство предусматривает отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Работники некоторых отраслей могут запросить дополнительный оплачиваемый отдых. Сюда относятся предприятия с опасными условиями труда или ненормированным графиком.

Формула для начисления отпускных выглядит так:

Расчетным периодом считается промежуток времени, на основании которого высчитывается средний дневной заработок. В большинстве организаций он составляет 12 месяцев. В некоторых случаях он может быть сокращен, закон данный момент не оговаривает. Это актуально, если работник недавно трудится на предприятии. Отпуск предоставляется не раньше, чем через полгода после начала работы. Как пример, если сотрудник был принят на работу в октябре, то подать заявление на отдых он может с апреля. В такой ситуации расчетный промежуток составит 6 месяцев.

На практике бухгалтеру нужно рассчитать отпускные в трех случаях:

  • работник трудился в течение года и уходит в отпуск;
  • работник трудился менее года и уходит в отпуск;
  • работник уходит с предприятия и нужно выдать ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска.

Какие выплаты учитываются при расчете суммарного заработка

Чтобы провести расчет отпускных в 2017 году, сначала потребуется найти суммарный заработок сотрудника за промежуток времени. Сюда входит следующий список выплат:

  1. Заработная плата.
  2. Премии.
  3. Надбавки к зарплате.
  4. Прибавки по выслуге.
  5. Перечисления ввиду профессионального мастерства.
  6. Доплаты за сложность работы.

При учете премий иногда возникают сложности. Как пример, если они начисляются ежемесячно на протяжении отчетного промежутка, то они все входят в суммарный заработок. В случае, когда по результатам месяца работнику выдано несколько премий, в расчет берут только одну из них. Обычно учитывается самая большая выплата, но окончательное решение принимает руководитель. Выражается в приказе.

Другие премии начисляются по итогам квартала. Если они входят в промежуток, при определении суммарного заработка они учитываются полностью. Если же квартал в эти рамки не вписывается, высчитывается месячная доля премии и считается за входящий  месяц.

Премии по результатам года, который предшествует отдыху, учитываются в составе суммарного заработка полностью.

Возможна и ситуация, когда премия начислена после того, как работник ушел в отпуск. Тогда средняя заработная плата за день пересчитывается, сотруднику выдается обнаруженная разница.

В расчет не входит перечень сумм:

  1. Социальные выплаты.
  2. Материальная помощь.
  3. Плата за командировки.
  4. Перечисления по листам нетрудоспособности.

Важно! Не учитывают при начислении отпускных выплаты, которые делают из расчета средней заработной платы. Они перечислены выше.

Способы вычисления среднего дневного заработка

Порядок вычислений зависит от того, проработал сотрудник расчетный период полностью или частично. Формула для первого случая выглядит следующим образом:

Так как в большинстве случаев промежуток равен 12 месяцам, в пример взято это число. Как предписывает новый закон, 29,3 коэффициент при расчете отпускных, применяется в 2017 году и показывает среднее количество дней в месяце.

Важно! Проще произвести расчеты, когда все месяцы отработаны полностью. Однако на практике такое встречается довольно редко.

В пример возьмем работника, который без отгулов и больничных трудился весь промежуток. За год его суммарный заработок составил 360 000 рублей. Учитывая новый закон, составляем образец начисления отпускных для 28-дневного отпуска:

  1. Находим средний заработок за день: 360 000 / (12 * 29,3) = 1 024 рубля.
  2. Получаем по формуле размер отпускных: 28 672 рубля.

Как проводятся начисления, если период отработан не полностью

На практике при вычислениях чаще используется формула для случая, когда промежуток отработан не полностью. Нередко сотрудники уходят в отпуск, отработав в организации срок от 6 месяцев. Для вычислений потребуется выполнить ряд действий.

Вначале для вычислений потребуется определить суммарное количество отработанных дней на протяжении расчетного периода. Далее, чтобы рассчитать среднюю зарплату в день и продолжить расчет, потребуется суммарный заработок за весь промежуток разделить на количество отработанных дней.

Порядок вычислений показывает пример. Работник устроился на предприятие с 1 января, с 15 декабря того же года он берет отпуск на две недели. Для такого случая продолжительность расчетного периода 11 месяцев. Заработок за это время составил 700 000 рублей. В марте сотрудник был в командировке 21 день. Вычисления для него будут проводиться как для месяца, отработанного не полностью.

  1. Используя правила расчета отпускных и учитывая закон, вначале считаем общее количество дней в этом промежутке. Из описания видно, что число месяцев, отработанных целиком 10 (всего 11 месяцев, в одном из них была командировка).
  2. Считаем рабочие дни в марте. 29,3*(31-21)/31=9,5.
  3. Находим количество рабочих дней в полностью отработанных месяцах. 29,3*10=293.
  4. Складываем и находим суммарное количество отработанных дней: 293+9,5=306,5.
  5. Делим общий заработок и находим среднюю заработную плату за день: 700 000/306,5=2 283,85.
  6. Заканчивая пример, высчитываем размер отпускных: 2 283,85 * 14 = 31 973,9.

Как учитывают повышение оклада

В случае изменения размера окладов при вычислениях будет применяться коэффициент повышения. Он равен отношению новых окладов к старым. Коэффициент применяется при соблюдении двух условий:

  • повышение окладов произошло в течение расчетного периода перед тем, как работник ушел в отпуск либо во время отдыха;
  • повышение окладов было сделано во всей организации либо в ее филиале или отделе. Как пример, при увеличении заработной платы у всех сотрудников бухгалтерского отдела при расчетах коэффициент применяется. Если же изменения размера окладов были только у нескольких работников, порядок вычислений не меняется.

Рассчитать отпускные несложно и в 1С. В программе открывается база, в которой отражено начисление заработной платы. В 1С нужно войти в раздел «Зарплата и кадры». В пункте с начислениями создать документ «Отпуск». Там вносятся сведения о работнике, количестве дней отпуска. Далее 1С производит автоматический расчет.

Важно! Если сотрудник несколько месяцев отработал не полностью, рядом со средним заработком в 1С щелкнуть по соответствующей ссылке и внести изменения по каждому неполному месяцу.

Для расчета отпускных используется ряд формул. В 1С операции проводятся автоматически. Начисление будет зависеть от того, отработан ли период полностью и проводилось ли на предприятии повышение окладов.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий