Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.
На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.
В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.
Как вести складской учет в Excel?
Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.
- Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
- Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
- Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
- Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.
Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:
- Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
- При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
- Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
- Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».
Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».
Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.
Таблица Excel «Складской учет»
Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.
Делаем «Справочники».
Для данных о поставщиках:
* Форма может быть и другой.
Для данных о покупателях:
* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.
Для аудита пунктов отпуска товаров:
Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.
Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:
В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.
Диапазону таблицы “Номенклатура” присвоим имя: “Таблица1”. Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: “Таблица2” диапазону таблицы “Поставщики”. Это позволит удобно ссылаться на их значения.
Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.
Делаем шапку для «Прихода»:
Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.
Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.
Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» – инструмент «Проверка данных».
В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(“номенклатура!$A$4:$A$8”).
Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.
Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .
По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».
Также формируем выпадающий список для «Точки учета» – куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).
Формируем таблицу «Расход товаров».
Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.
Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).
На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.
Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.
Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).
Вот и готова самостоятельно составленная программа.
В процессе работы с владельцами магазинов одежды, я часто сталкиваюсь с вопросом предпринимателей по выбору программы учета для розничного магазина. Зачастую учет движения товара и продаж ведется вручную. И все записи ведутся в тетради. Это прошлый век. Если и у вас учет ведется в тетради, во-первых вы сильно отстали от жизни… А во-вторых у вас может быть огромное количество проблем при инвентаризации, подсчете остатков, прибыли и т.д.
Зачем вам программа учета?
Подход к учету «на коленке» довольно типичен среди предпринимателей малого бизнеса, и особенно – в розничных магазинах. Если магазин открылся недавно и только набирает обороты, у вас киоск на рынке или одна маленькая точка с проходимостью три с половиной человека в день — понятно, что тетради на пару первых месяцев достаточно.
Однако работа по тетрадке ведет не к развитию бизнеса, а его торможению.
Это все равно, что ехать на новом автомобиле с трехлитровым двигателем на первой передаче и пытаться догнать тех, кто движется на пятой. Вы просто не можете разогнаться больше, чем позволяет максимальная скорость первой передачи.
Если же выручка вашего магазина хотя бы $5000 в месяц и вы нацелены на развитие бизнеса и повышение продаж – вам нужны инструменты, которые позволяют автоматизировать бизнес-процессы и текучку.
Чтобы иметь возможность заниматься вещами, которые приносят прибыль, а не тонуть в огромном количестве ненужных дел, отнимающих время.
Предприниматели, которые решили перейти с «ручного управления» и внедрить автоматизацию, часто задают мне вопрос: «Какую программу учета выбрать?»
Какую программу учета для розничного магазина выбрать?
Чтобы применять стратегии роста продаж, которые я даю, обычно используется множество инструментов. Сервис СМС рассылок, сервис е-маил рассылок, программы для ведения базы клиентов…
Необходимо считать показатели: выручка, конверсия, средний чек, повторные продажи.
Нужно просчитывать эффективность акций, давать бонусы, работать с дисконтными картами. Опять же, их где-то учитывать.
Работая персонально с одним из клиентов (магазин одежды) опять стал вопрос выбора. Естественно, под наши задачи программа 1С не подходила вообще. Так как в неё трудно встраивать необходимые нам элементы маркетинга. И об автоматизации не могло быть и речи.
Как связаны учет и маркетинг?
Я считаю, что учет и маркетинг должны работать на одну цель и одни общие задачи. Самый главный совет, который я могу дать предпринимателям, желающим всерьез взяться за увеличение продаж, — автоматизировать все возможные бизнес-процессы магазина. И вот почему.
Чтобы понять, каких результатов в увеличении продаж можно достичь, в какие сроки, и какими методами воспользоваться, надо уже сейчас знать хотя бы минимальный набор показателей (эти показатели мы всегда замеряем в персональной работе).
- Объем продаж (в товарном и денежном выражении)
- Средний чек
- Количество повторных продаж
- Частоту повторных продаж
- Средний уровень наценки (маржу)
- Для правильной постановки плана продаж вашим продавцам нужно считать выручку в динамике с учетом сезонности
- Работать с клиентской базой, дисконтными картами, бонусами и т.д.
На что обратить внимание при выборе программы учета для магазина одежды?
Я рассуждаю со своей, профессиональной точки зрения эксперта по повышению продаж. Я не компьютерщик и мало понимаю в технической начинке софта. Меня не заботит, в какой среде и на какой платформе сделана программа.
Главное, чтобы она корректно работала, была не слишком заумной и умела:
- Подсчитать все необходимые показатели бизнеса, о которых говорилось выше, нажатием одной кнопки. Максимум двух-трех.
- Легко имела возможность проводить маркетинговые мероприятия и все, что с ними связано. Все-таки, одежда — товар сезонный. Акции, распродажи и скидки – проверенное средство от затоваривания склада.
- Была простой в обслуживании и у разработчика была хорошая техподдержка. Ведь при вылете» программы остановить торговлю в разгар сезона или когда стоит очередь – катастрофа.
- Была возможность владельцу (предпринимателю) видеть, что происходит с продажами в любой момент, даже во время отпуска на Гавайях.
Перелопатив десятки интернет-страниц и перебрав несколько программ, я нашел именно то, что нужно для владельца магазина одежды. Это программа связала в себе и учет, и маркетинг. В том числе, огромное количество минимально необходимых каждому предпринимателю инструментов.
Именно поэтому…
Для учета продаж в магазинах одежды и обуви рекомендую обратить внимание на программу ТОРГСОФТ.
ТоргСофт — отличное решение для учета, внедрения маркетинговых фишек и повышения продаж в магазине одежды. По крайней мере, лучшего я не нашел. Программа заточена под магазины одежды, обуви, детских товаров. Хотя её используют и другие розничные магазины.
О плюсах и минусах данной программы я расскажу дальше.
Сейчас посмотрите видео о программе учета:
Программа ТОРГСОФТ имеет необходимый функционал, работающий на увеличение продаж магазина:
- ведение клиентской базы
- разнообразные вариации скидок (накопительные, скидки в день рождения клиента)
- распродажи и акции
- поддерживает дисконтные карты и начисляет бонусные баллы за покупки
- почтовые и SMS рассылки
- поздравления с днем рождения
- программа создает подарочные сертификаты и купоны со скидкой на следующую покупку
Программа учета для розничного магазина может делать фишки, которые ничего не стоят магазину, зато отлично повышают продажи!
Например: печатает ценники с новой перечеркнутой ценой (уже рассказывал как повысить продажи с помощью ценников) и помогает запустить «сарафанное радио», мотивируя покупателей приводить друзей (больше о малозатратных способах рекламы магазина вы найдете в книге «37 способов привлечь клиентов без затрат»)
Я уже не говорю о пресловутом складском учете, контроле движения денег от поставщиков в магазин, от магазина к поставщикам, от покупателей к вам, контроле движения остатков, размерных рядов и т.д. И эта программа учета работает со всеми валютами: гривна, рубль, тенеге. Вы сами устанавливаете валюту свой страны.
Это плюсы. Где же минусы?
ТоргСофт – готовая программа с закрытым программным кодом. Это значит, что внести изменения в программу «под себя» самостоятельно не получится. Оно вам и не надо. Вы же не хотите заниматься программированием?
Пусть за это отвечают разработчики. И, судя по тому, что за год было выпущено 4 обновления программы (к слову – они бесплатные!), фирма кушает свой хлеб не зря.
Да, ТОРГСОФТ стоит денег. Но это инвестиция в свое развитие, а не пустая трата. Инвестиция, которая принесет прибыль и освободит огромное количество времени.
Возможно, в Интернете можно найти похожие по описанию программы учета по более низкой цене. Но в дешевых версиях, как показывает опыт, – из параметров «Цена», «Качество», «Сервис» срабатывает только два. Бизнес, готовый инвестировать в развитие, экономить не будет, и от этого всегда только выигрывает.
Бесплатная демоверсия на месяц
Если вы не до конца уверены, нужна ли вам программа учета – скачайте бесплатную пробную версию программы учета на месяц. Убедитесь в эффективности и удобстве, и после этого можете покупать лицензию.
Кстати, если программа вам понравится и вы захотите использовать в своем магазине, то…
Перед покупкой лицензии, напишите мне на е-маил: info@bizconsulting.com.ua письмо, чтобы получить специальные, выгодные условия. Мы являемся партнерами и для вас, как читателя моего сайта, хочется дать больше ценности, чем просто знания по выбору программы.
Напишите мне в службу поддержки info@bizconsulting.com.ua мы закажем для вас и отправим вам персональный промокод.
Напоследок…
Подумайте еще раз. Сколько времени и сил вы тратите сейчас на текучку, связанную с подсчетом, учетом, перемещением, аналитикой, контролем персонала..? И сколько — на внедрение методов повышения продаж?
А теперь сравните потраченное время и отдачу от внедрения программы учета магазина и автоматизации.
Автоматизация магазина – реальный путь повысить эффективность. Освободите свой потенциал для тех дел, которые действительно влияют на повышение вашей прибыли.
Успешных продаж.
ОПСУРТ — полностью бесплатная торгово-складская программа для учёта товаров в розничном магазине. Подходит для ИП.
Поступление (приёмка от поставщика)
Поля ввода оптимизированы для удобного ввода цен. Есть подсказки с отображением предыдущих цен товара. Наценка может автоматичски устанавливаться в завимости от группы товара. Имеются различные режимы округления.
Импорт накладных
Использование импорта накладных в формате MS Excel позволит значительно сэконимть время приёмки и расценки товаров. Так же предусмотрено создание связей между позициями ОПСУРТ и позициями поставщиков, что еще больше повысит эффективность в следующие приёмки.
Печать ценников
В программе предустановлен широкий выбор ценников и этикетов, отличающихся как размером, так и информативностью.
Продажа
Продажа сделана максимально удобно, с крупным шрифтом и понятным интерфейсом. Поиск товара может выполняться как с помощью сканера ШК, так и вручную – через поле поиска. Всё сделано для того, чтобы свести действия продаца к минимуму.
Товар автоматически резервируется при добавлении в документ. Это недопустит продажу отложенного товара другим продавцом или другому покупателю. Можно делать скидку как на отдельный товар, так и на весь документ в целом.
Есть учёт и печать документов для безналичной оплаты (счёт, счёт-фактура, накладная ТОРГ-12, договор).
Журнал
Журнал документов позволяет легко найти нужный документ или делать различные выборки на основе предустановленных вариантов фильтра.
Кассовая смена
Кассовая смена запускается как вручную, так и автоматически при первой продаже. В форме отображаются все кассовые операции, что упрощает подсчёт выручки в конце рабочего дня.
Отчёты
В программе предусмотрено множество необходимых отчётов.
Настройка прав доступа
В комплекте имеется утилита AdminTool, которая служит для управления пользователями и их правами. Тут же можно задать общие настройки.
Настройка расписаний
Еще одна утилита. Позволяет запланированивать регулярные действия, будь то создание резервной копии или выгрузка остатков на Ваш корпоративный сайт.
Стоимость
Программа ОПСУРТ – полностью бесплатна, в том числе для коммерческого использования. Подробнее
Основные характеристики:
Параметр | Значение |
---|---|
Тип | торговля и склад |
Версия | 2020.1 |
Операционная система: | Windows (XP, Vista, 7, 8, 10) |
Язык интерфейса: | русский |
Максимальное количество пользователей: | не ограничено |
Совместная работа: | автономно / по локальной сети / через интернет |
Печать ценников, этикеток: | есть |
Скидка покупателю: | есть |
Поддержка оборудования: | сканер штрих-кода, принтер этикеток, чеков |
Учет безналичных документов | есть (Торг-12, Счет фактура,…) |
Учет НДС | нет |
Поддержка ЕГАИС | нет |
Цена: | бесплатное ПО |
СкачатьИнструкция
Более подробную информацию по установке и настройке программы для розничной торговли «ОПСУРТ» смотрите в руководстве пользователя.
Обновление с v2.0.6 на 2.0.7
CWPORT – Розничная торговля
Скачать (2.0.9.36)
Программа учета товара в розничной торговле. Может быть использована в любом магазине или на торговой точке на рынке. Программа не привязана к конкретному виду торговли и пригодна везде, где учет ведется по количеству единиц товара.
Но учет товаров – это не единственное, что умеет программа.
Возможно, вам нужна программа для ценников. Наверняка вы ищете программу, которая поможет вести учет расчетов с покупателями и поставщиками. Мы предлагаем простое и надежное решение, которое объединяет в одной программе все необходимые функции для организации розничной торговли.
С помощью “CWPORT – Розничная торговля” вы сможете:
- создать каталог товаров, в котором всю номенклатуру можно разбить на отдельные группы товаров неограниченной вложенности
- создать и напечатать ценники на товар произвольного размера; имеется редактор, в котором можно установить размер ценника и шрифт для его надписей
- планировать закупку товара опираясь на объективные данные, которые предоставляет анализ продаж
- вести учет движения товаров: приход, продажа, возврат, переброска, списание на брак, переучет
- вести учет расчетов с покупателями: документы, платежи и списание товара
- печатать платежные поручения
- вести учет расходов
- вести учет поставщиков, покупателей, обязательных платежей
Программа для торговли простая в использовании и не перегружена излишним функционалом. После установки вы сможете сразу приступить к работе даже без чтения справки. Требования к компьютеру очень скромные и не потребуют от вас лишних затрат на покупку оборудования.
Скачать “CWPORT – Розничная торговля”
Программа предназначена для автоматизации процесса продаж и учета движения товара организации или индивидуального предпринимателя. По торговым точкам (магазины, ларьки, павильоны и т.п.) и оптовым складам (склады хранения и/или отпуска товара/материалов) ведется учет движения товара: приход поставщика, отпуск покупателю, перемещение, списание, возврат поставщику, возврат покупателя. По торговым точкам фиксируется переоценка, выручка и факт реализации товара. Количественно-суммовой учет или суммовой учет торговых операций по каждой торговой точке ведется в зависимости от вида учета прихода и расхода. Для автоматизации операции прихода поставщика применяется настройка карточки прихода товара. На рабочем месте продавца организована работа со сканером штрих-кодов, печать кассовых и товарных чеков. В наличии печать приходных и расходных накладных, ценников, товарных отчетов, остатков товара и др. Дополнительные возможности: анализ движения товара, многопрайсовость, учет фактов ревизии, учет товара с НДС, учет взаиморасчетов с клиентами, учет кассовых операций организации, учет операций по банку, учет операций по услугам, учет кассовых операций продавца, формирование заказа поставщику, администрирование прав пользователей.
ли со статьей или есть что добавить?