14 бесплатных CRM для малого бизнеса на русском языке

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

  1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
  2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
  3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
  4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

  1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
  2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
  3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
  4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

В процессе работы с владельцами  магазинов одежды, я часто сталкиваюсь с вопросом предпринимателей по выбору программы учета для розничного магазина. Зачастую учет движения товара и продаж ведется вручную. И все записи ведутся в тетради. Это прошлый век. Если и у вас учет ведется в тетради, во-первых вы сильно отстали от жизни… А во-вторых у вас может быть огромное количество проблем при инвентаризации, подсчете остатков, прибыли и т.д.

Зачем вам программа учета?

Подход  к учету «на коленке» довольно типичен среди предпринимателей малого бизнеса, и особенно – в розничных магазинах. Если магазин открылся недавно и только набирает обороты, у вас киоск на рынке или одна маленькая точка с проходимостью три с половиной человека в день — понятно, что тетради на пару первых месяцев достаточно.

Однако работа по тетрадке ведет не к развитию бизнеса, а его торможению.

Это все равно, что ехать на новом автомобиле с трехлитровым двигателем на первой передаче и пытаться догнать тех, кто движется на пятой. Вы просто не можете разогнаться больше, чем позволяет максимальная скорость первой передачи.

Если же выручка вашего магазина хотя бы $5000 в месяц и вы нацелены на развитие бизнеса и повышение продаж – вам нужны инструменты, которые позволяют автоматизировать бизнес-процессы и текучку.

Чтобы иметь возможность заниматься вещами, которые приносят прибыль, а не тонуть в огромном количестве ненужных дел, отнимающих время.

Предприниматели, которые решили перейти с «ручного управления» и внедрить автоматизацию, часто задают мне вопрос: «Какую программу учета выбрать?»

Какую программу учета для розничного магазина выбрать?

Чтобы применять стратегии роста продаж, которые я даю, обычно используется множество инструментов. Сервис СМС рассылок, сервис е-маил рассылок, программы для ведения базы клиентов…

Необходимо считать показатели: выручка, конверсия, средний чек, повторные продажи.

Нужно просчитывать эффективность акций, давать бонусы, работать с дисконтными картами. Опять же, их где-то учитывать.

Работая персонально с одним из клиентов (магазин одежды) опять стал вопрос выбора. Естественно, под наши задачи программа 1С не подходила вообще. Так как в неё трудно встраивать необходимые нам элементы маркетинга. И об автоматизации не могло быть и речи.

Как связаны учет и маркетинг?

Я считаю, что учет и маркетинг должны работать на одну цель и одни общие задачи. Самый главный совет, который я могу дать предпринимателям, желающим всерьез взяться за увеличение продаж, — автоматизировать все возможные бизнес-процессы магазина. И вот почему.

Чтобы понять, каких результатов в увеличении продаж можно достичь, в какие сроки, и какими методами воспользоваться, надо уже сейчас знать хотя бы минимальный набор показателей (эти показатели мы всегда замеряем в персональной работе).

  • Объем продаж (в товарном и денежном выражении)
  • Средний чек
  • Количество повторных продаж
  • Частоту повторных продаж
  • Средний уровень наценки (маржу)
  • Для правильной постановки плана продаж вашим продавцам нужно считать выручку в динамике с учетом сезонности
  • Работать с клиентской базой, дисконтными картами, бонусами и т.д.

На что обратить внимание при выборе программы учета для магазина одежды?

Я рассуждаю со своей, профессиональной точки зрения эксперта по повышению продаж. Я не компьютерщик и мало понимаю в технической начинке софта. Меня не заботит, в какой среде и на какой платформе сделана программа.

Главное, чтобы она корректно работала, была не слишком заумной и умела:

  • Подсчитать все необходимые показатели бизнеса, о которых говорилось выше, нажатием одной кнопки. Максимум двух-трех.
  • Легко имела возможность проводить маркетинговые мероприятия и все, что с ними связано. Все-таки, одежда — товар сезонный. Акции, распродажи и скидки – проверенное средство от затоваривания склада.
  • Была простой в обслуживании и у разработчика была хорошая техподдержка. Ведь при вылете» программы остановить торговлю в разгар сезона или когда стоит очередь – катастрофа.
  • Была возможность владельцу (предпринимателю) видеть, что происходит с продажами в любой момент, даже во время отпуска на Гавайях.

Перелопатив десятки интернет-страниц и перебрав несколько программ, я нашел именно то, что нужно для владельца магазина одежды. Это программа связала в себе и учет, и маркетинг. В том числе, огромное количество минимально необходимых каждому предпринимателю инструментов.

Именно поэтому…

Для учета продаж в магазинах одежды и обуви рекомендую обратить внимание на программу ТОРГСОФТ.

ТоргСофт — отличное решение для учета, внедрения маркетинговых фишек и повышения продаж в магазине одежды. По крайней мере, лучшего я не нашел. Программа заточена под магазины одежды, обуви, детских товаров. Хотя её используют и другие розничные магазины.

О плюсах и минусах данной программы я расскажу дальше.

Сейчас посмотрите видео о программе учета:

Программа ТОРГСОФТ имеет необходимый функционал, работающий на увеличение продаж магазина:

  • ведение клиентской базы
  • разнообразные вариации скидок (накопительные, скидки в день рождения клиента)
  • распродажи и акции
  • поддерживает дисконтные карты и начисляет бонусные баллы за покупки
  • почтовые и SMS рассылки
  • поздравления с днем рождения
  • программа создает подарочные сертификаты и купоны со скидкой на следующую покупку

Программа учета для розничного магазина может делать фишки, которые ничего не стоят магазину, зато отлично повышают продажи!

Например: печатает ценники с новой перечеркнутой ценой (уже рассказывал как повысить продажи с помощью ценников) и помогает запустить «сарафанное радио», мотивируя покупателей приводить друзей (больше о малозатратных способах рекламы магазина вы найдете в книге «37 способов привлечь клиентов без затрат»)

Я уже не говорю о пресловутом складском учете, контроле движения денег от поставщиков в магазин, от магазина к поставщикам, от покупателей к вам, контроле движения остатков, размерных рядов и т.д. И эта программа учета работает со всеми валютами: гривна, рубль, тенеге. Вы сами устанавливаете валюту свой страны.

Это плюсы. Где же минусы?

ТоргСофт – готовая программа с закрытым программным кодом. Это значит, что внести изменения в программу «под себя» самостоятельно не получится. Оно вам и не надо. Вы же не хотите заниматься программированием?

Пусть за это отвечают разработчики. И, судя по тому, что за год было выпущено 4 обновления программы (к слову – они бесплатные!), фирма кушает свой хлеб не зря.

Да, ТОРГСОФТ стоит денег. Но это инвестиция в свое развитие, а не пустая трата. Инвестиция, которая принесет прибыль и освободит огромное количество времени.

Возможно, в Интернете можно найти похожие по описанию программы учета по более низкой цене. Но в дешевых версиях, как показывает опыт, – из параметров «Цена», «Качество», «Сервис» срабатывает только два. Бизнес, готовый инвестировать в развитие, экономить не будет, и от этого всегда только выигрывает.

Бесплатная демоверсия на месяц

Если вы не до конца уверены, нужна ли вам программа учета – скачайте бесплатную пробную версию программы учета на месяц. Убедитесь в эффективности и удобстве, и после этого можете покупать лицензию.

Кстати, если программа вам понравится и вы захотите использовать в своем магазине, то…

Перед покупкой лицензии, напишите мне на е-маил: info@bizconsulting.com.ua письмо, чтобы получить специальные, выгодные условия. Мы являемся партнерами и для вас, как читателя моего сайта, хочется дать больше ценности, чем просто знания по выбору программы.

Напишите мне в службу поддержки info@bizconsulting.com.ua мы закажем для вас и отправим вам персональный промокод.

Напоследок…

Подумайте еще раз. Сколько времени и сил вы тратите сейчас на текучку, связанную с подсчетом, учетом, перемещением, аналитикой, контролем персонала..? И сколько — на внедрение методов повышения продаж?

А теперь сравните потраченное время и отдачу от внедрения программы учета магазина и автоматизации.

Автоматизация магазина – реальный путь повысить эффективность. Освободите свой потенциал для тех дел, которые действительно влияют на повышение вашей прибыли.

Успешных продаж.

ОПСУРТ — полностью бесплатная торгово-складская программа для учёта товаров в розничном магазине. Подходит для ИП.

Поступление (приёмка от поставщика)

Поля ввода оптимизированы для удобного ввода цен. Есть подсказки с отображением предыдущих цен товара. Наценка может автоматичски устанавливаться в завимости от группы товара. Имеются различные режимы округления.

Импорт накладных

Использование импорта накладных в формате MS Excel позволит значительно сэконимть время приёмки и расценки товаров. Так же предусмотрено создание связей между позициями ОПСУРТ и позициями поставщиков, что еще больше повысит эффективность в следующие приёмки.

Печать ценников

В программе предустановлен широкий выбор ценников и этикетов, отличающихся как размером, так и информативностью.

Продажа

Продажа сделана максимально удобно, с крупным шрифтом и понятным интерфейсом. Поиск товара может выполняться как с помощью сканера ШК, так и вручную — через поле поиска. Всё сделано для того, чтобы свести действия продаца к минимуму.

Товар автоматически резервируется при добавлении в документ. Это недопустит продажу отложенного товара другим продавцом или другому покупателю. Можно делать скидку как на отдельный товар, так и на весь документ в целом.

Есть учёт и печать документов для безналичной оплаты (счёт, счёт-фактура, накладная ТОРГ-12, договор).

Журнал

Журнал документов позволяет легко найти нужный документ или делать различные выборки на основе предустановленных вариантов фильтра.

Кассовая смена

Кассовая смена запускается как вручную, так и автоматически при первой продаже. В форме отображаются все кассовые операции, что упрощает подсчёт выручки в конце рабочего дня.

Отчёты

В программе предусмотрено множество необходимых отчётов.

Настройка прав доступа

В комплекте имеется утилита AdminTool, которая служит для управления пользователями и их правами. Тут же можно задать общие настройки.

Настройка расписаний

Еще одна утилита. Позволяет запланированивать регулярные действия, будь то создание резервной копии или выгрузка остатков на Ваш корпоративный сайт.

Стоимость

Программа ОПСУРТ — полностью бесплатна, в том числе для коммерческого использования. Подробнее

Основные характеристики:

Параметр Значение
Тип торговля и склад
Версия 2020.1
Операционная система: Windows (XP, Vista, 7, 8, 10)
Язык интерфейса: русский
Максимальное количество пользователей: не ограничено
Совместная работа: автономно / по локальной сети / через интернет
Печать ценников, этикеток: есть
Скидка покупателю: есть
Поддержка оборудования: сканер штрих-кода, принтер этикеток, чеков
Учет безналичных документов есть (Торг-12, Счет фактура,…)
Учет НДС нет
Поддержка ЕГАИС нет
Цена: бесплатное ПО

СкачатьИнструкция

Более подробную информацию по установке и настройке программы для розничной торговли «ОПСУРТ» смотрите в руководстве пользователя.

Обновление с v2.0.6 на 2.0.7

CWPORT — Розничная торговля

Скачать (2.0.9.36)

Программа учета товара в розничной торговле. Может быть использована в любом магазине или на торговой точке на рынке. Программа не привязана к конкретному виду торговли и пригодна везде, где учет ведется по количеству единиц товара.

Но учет товаров — это не единственное, что умеет программа.

Возможно, вам нужна программа для ценников. Наверняка вы ищете программу, которая поможет вести учет расчетов с покупателями и поставщиками. Мы предлагаем простое и надежное решение, которое объединяет в одной программе все необходимые функции для организации розничной торговли.

С помощью «CWPORT — Розничная торговля» вы сможете:

  • создать каталог товаров, в котором всю номенклатуру можно разбить на отдельные группы товаров неограниченной вложенности
  • создать и напечатать ценники на товар произвольного размера; имеется редактор, в котором можно установить размер ценника и шрифт для его надписей
  • планировать закупку товара опираясь на объективные данные, которые предоставляет анализ продаж
  • вести учет движения товаров: приход, продажа, возврат, переброска, списание на брак, переучет
  • вести учет расчетов с покупателями: документы, платежи и списание товара
  • печатать платежные поручения
  • вести учет расходов
  • вести учет поставщиков, покупателей, обязательных платежей

Программа для торговли простая в использовании и не перегружена излишним функционалом. После установки вы сможете сразу приступить к работе даже без чтения справки. Требования к компьютеру очень скромные и не потребуют от вас лишних затрат на покупку оборудования.

Скачать «CWPORT — Розничная торговля»

Программа предназначена для автоматизации процесса продаж и учета движения товара организации или индивидуального предпринимателя. По торговым точкам (магазины, ларьки, павильоны и т.п.) и оптовым складам (склады хранения и/или отпуска товара/материалов) ведется учет движения товара: приход поставщика, отпуск покупателю, перемещение, списание, возврат поставщику, возврат покупателя. По торговым точкам фиксируется переоценка, выручка и факт реализации товара. Количественно-суммовой учет или суммовой учет торговых операций по каждой торговой точке ведется в зависимости от вида учета прихода и расхода. Для автоматизации операции прихода поставщика применяется настройка карточки прихода товара. На рабочем месте продавца организована работа со сканером штрих-кодов, печать кассовых и товарных чеков. В наличии печать приходных и расходных накладных, ценников, товарных отчетов, остатков товара и др. Дополнительные возможности: анализ движения товара, многопрайсовость, учет фактов ревизии, учет товара с НДС, учет взаиморасчетов с клиентами, учет кассовых операций организации, учет операций по банку, учет операций по услугам, учет кассовых операций продавца, формирование заказа поставщику, администрирование прав пользователей.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий