Содержание
- Установка, настройка и работа с программой
- В новой версии появились следующие возможности и изменения:
- Куб
- Бизнес-пак
- Транзаптор
- Формз
- Супербух
- Финолог
- Биливинг
- Стоит ли брать кредит под залог?
- Ошибки овердрафта
- Как ничего не пропустить
- IBM Lotus Symphony скачать бесплатно
- WPS Office скачать бесплатно
- LibreOffice скачать бесплатно
- PDF Commander скачать бесплатно
- Microsoft Office 365 скачать бесплатно
- OpenOffice скачать бесплатно
- AbiWord скачать бесплатно
- Notepad++ скачать бесплатно
- Microsoft Office Word Viewer скачать бесплатно
- Foxit Reader скачать бесплатно
- ABBYY PDF Transformer скачать бесплатно
Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения
Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.
Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов. В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.
Особенности программы
- Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
- Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
- Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
- Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
- Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
- Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы. (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
- Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
- Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.
С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.
Более подробно всё это описано в разделе
Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:
- заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
- подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
- разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
- подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
- сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
- распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
- заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы
Версия программы обновлена 09.01.2020г.
Скачать ShablonBB
Для первого использования программы, ознакомьтесь с инструкцией ниже. Инструкция может не содержать описание новых функций.
Вам или Вашим сотрудникам необходимо часто заполнять однотипные документы. Это могут быть договора, приказы, внутренние формы документов. В таких документах в основном содержится одна и та же информация (реквизиты организации, данные о сотруднике, и т.д.). Например, для продажи товара новой организации, Вам надо заполнить три разных документа (Анкета организации, Договор купли-продажи, Акт передачи товара), все эти документы для каждого клиента одинаковые, меняется только данные самого клиента. Так же, во всех трех документах содержится одна и та же информация, но в разных местах документа, и надо копировать и вставлять кусочки нужной информации из одного места в другое. Мы столкнулись с подобной проблемой, посоветовались с партнерами, и оказалось, что для них эта проблема тоже актуальна. Решили разработать программу, которая сможет взять шаблоны документов(обычный документ в формате MS Word, где меняющиеся данные заменены полями для вставки – слово в квадратных скобках – [fio], [nomer dogovora]) и заменить эти поля сразу во всех документах на нужные данные. Так как у нас данные о клиентах повторялись, то что бы не вносить заново эти данные каждый рах, решили, что они все будут храниться в файле в формате MS Excel и для формирования документов, будет просто выбираться нужная строка из этого файла. Это позволило заполнять значительно сократить время на подготовку документов. Во-первых, не надо следить за форматированием текста, текст в вноситься любым шрифтом, любого размера или цвета (что актуально когда копируешь данные или из электронного письма или с сайта компании клиента, где данные имеют разное форматирование) Во-вторых, данные надо скопировать или ввести один раз для всех документов – даже фамилию директора, или название компании клиента, нет необходимости вносить несколько (даже если эти данные встречаются в одном договоре в нескольких местах) В-третьих, информация сохраняется, а значит можно сформировать документы заново в любой момент, или использовать эти данные для дальнейшей обработки – аналитика статистика и т.д. в программе MS Excel или загрузить в другое ПО для обработки. Так же, добавлены настройки для более удобной работы, которые позволят упростить Вашу работу с программой (подробнее в описании новых возможностей)Установка, настройка и работа с программой
Для работы программы “ШаблонББ2”, необходимо:
FIO | DataDog | NomDog | Tabnom | Addres | Tel |
---|---|---|---|---|---|
Иванов Сергей Васильевич | 19.01.2015 | 2507155 | 1054 | Сормовская 47/Б | 8-988-885-85-85 |
Сергеев Леонид Семонович | 19.12.2012 | 25415 | 568 | Ленина 15 | 8-977-877-87-87 |
- распаковать архив, например, на диск C:
- в папке программы есть две папки:
- shablon – здесь должны храниться шаблоны документов в формате MS Word (*.doc, *.docx)
- docum – здесь будут сохраняться сформированные, заполненные документы. Имена файлов будут соответствовать именам шаблонов документов
- сформировать шаблоны Ваших документов. Это делается в программе MS Word. Пример небольшого щаблона, Вы можете посмотреть в папке Shablon. Данные, которые необходимо вставлять в шаблон ограничиваются “квадратными скобками”, например [FIO], и будем называть их “шаблонные поля”.
- заполнить файл замен (replace.xls). Там есть тестовые данные для тестового шаблона. Вам необходимо удалить все из этого файла и заполнить сначала первую строку. Она заполняется “шаблонными полями” из файла шаблона. Например в шаблоне есть [FIO] и оно встречается там 6 раз, в таком случае в файл замен(replace.xls) надо добавить колонку FIO (без “квадратных скобок”). После заполнения файла всеми “шаблонными полями”, вы получите файл с заполненной верхней строкой всеми “шаблонными полями”.
- внести данные для замены в файл замен. Если Вам могут понадобиться предыдущие данные, то данные для новых документов заполняются в следующей строке. Например мы получим такую таблицу:
- Теперь можно запускать программу (ShablonBB.exe)
- Окно программы разделено на две части: список шаблонов и данные для замены.
- Нажимаем кнопку “Загрузить шаблоны”. Появиться список найденных шаблонов
- Нажимаем кнопку “Загрузить данные”. Появляются данные для замены из файла замен.
- Выбираем нужные шаблоны (по-умолчанию, выбраны все шаблоны) и нажимаем левой кнопкой на нужной строке из списка данных для замены.
- Нажимаем кнопку “Сформировать”
- По окончанию работы программы, в папке Docum будут лежать готовые документы.
ВАЖНО! Не забывайте копировать готовые документы из папки docum, так как последующее формирование документов перезапишет текущие (Или используйте новую возможность программы, которая складывает документы в отдельную папку).
В новой версии появились следующие возможности и изменения:
- Удалены сообщения которые появлялись при формировании документов (01.09.2020)
- Переделан алгоритм формирования имени файла и каталога. (10.12.2019) Теперь каталог формируется всегда. Имя каталога определяется настройкой – по имени шаблона или выбранной колонке. Имя файла формируется по одному из двух алгоритмов – шаблон+выбранная колонка или выбранная колонка +шаблон. Так же дописывается в конец имени файла и каталога – порядковый номер записи
- Добавлена проверка на одинаковые поля (08.12.2019) – при формировании файлов проверяется – есть ли двойники в указанной колонке, если двойники есть в таблице замен, то к имени колонки(папки или файла) дописывается номер строки из таблицы замен, ВНИМАНИЕ! ДЛЯ ВСЕХ ФАЙЛОВ/ПАПОК, НЕ ТОЛЬКО С ДВОЙНИКАМИ. Например, если выбрано поле “Фамилия” и в таблице есть две или более одинаковых фамилий, то имя файла или папки сформируется так “12_Иванов..” и “489_Иванов..”
- Добавлен порядок формирования имени файла (08.12.2019) – теперь можно в настройках указать как формировать имя файла “ИмяФайлаШаблона-ЗначениеВыбранногоПоля” или “ЗначениеВыбранногоПоля-ИмяФайлаШаблона”
- Исправлена ошибка – после сохранения данных Excel файла через программу – нули в начале текста удалялись, так же длинные числа обрезались с конца(03.12.2019)
- Изменен внешний вид программы (31.05.2019)
- Замена в колонтитулах вынесена в настройку – если выключена – колонтитулы не меняются. Отключение настройки – увеличивает работу программы в несколько раз (31.05.2019)
- Добавлена возможность выбора файла замен replace.xls, а так же поддержка файлов .xlsx (31.05.2019)
- Добавлена возможность выбора каталога шаблонов на любом диске или по локальной сети (31.05.2019)
- Добавлен индикатор выполнения (30.05.2019)
- Изменен порядок формирования имени файла (30.05.2019) – теперь имя файла формируется как “ИмяФайлаШаблона-ЗначениеВыбранногоПоля”
- Добавлена возможность сохранять готовые документ в PDF формат(29.05.2019г) – на основном окне настройка разовая, для сохранения настройки по-умолчанию необходимо зайти в настройки программы
- Изменено формирование имени файла – вместо знака “_” добавляется “-“(29.05.2019г)
- Исправлена работа с возможность ВЗЯТЬ ПОЛЯ из колонтитулов(29.05.2019г)
- Исправлена работа с колонтитулами (05.12.2018г)
- Возможность выбрать папку с шаблонами (05.12.2018г)
- Добавлена возможность “взять” из файла шаблона все поля для замены(которые находятся между знаков []. ВКЛЮЧАЯ колонтитулы) (31.10.2018г)
- Изменен внешний вид программы (26.10.2018г)
- Добавлена возможность “взять” из файла шаблона все поля для замены(которые находятся между знаков []. Кроме колонтитулов – в разработке) (26.10.2018г)
- Добавлена возможность сразу добавить в таблицу “взятое” поле для замены (26.10.2018г)
- Возможность сформировать выбранные документы сразу по всем данным в таблице (26.10.2018г)
- Замена данных в колонтитулах!!! (20.05.2018г)
- Немного изменен внешний вид программы
- Добавлена возможность поиска данных в таблице для замен. Используется для поиска нужной строки для замены в большом массиве данных
- Добавлена возможность формировать имя папки для документов по выбранному столбцу
- Изменено отображение шаблонов (ранее отображался полный пусть к файлу шаблона, за счет чего, не всегда было видно имя самого шаблона) на отображение только имен файлов шаблонов.
- Возможность выбрать необходимые шаблоны для формирования документов (один или несколько, при помощи клавиш SHIFT и CTRL)
- Редактирование данных для замены прямо в окне программы (для этого добавлены кнопки – Добавить строки, добавить столбцы, удалить строки, удалить столбец и сохранить данные) без необходимости редактирования файла replace.xls
- Возможность передвигать колонки, менять их между собой местами(для удобства просмотра или заполнения)
- Возможность менять ширину колонок мышью (аналогично программе MS Excel)
- Возможность сохранять документы в отдельные папки с использованием одной из колонок как шаблон. Например, в списке замен есть колонка с номеров договора, её можно выбрать в списке для формирования папки для документов, и формировать документы по очереди на всех клиентов(поставщиков), в итоге, в папке “DOCUM” (где раньше создавались документы, и необходимо было их копировать, прежде чем сформировать новые) создается папка с номеров договора (например, 210244) и в неё уже сохраняются сформированные документы. Аналогично можно использовать колонку с ФИО (если они не повторяются), названием юр. лица, или ИНН.
- Возможность занесения справочных данных (личные поля) – например документы формируют несколько разных менеджеров. В договор необходимо вставлять информацию, в зависимости от менеджера, который формирует документы. В таком случае надо было в файле replace.xls для каждой строчки с клиентов вводить одни и те же данные менеджера, как например, ФИО, должность, отдел, телефон и т.д. Теперь эти данные можно внести один раз в отдельном окне, и они будут использоваться далее для всех клиентов и шаблонов документов
- Возможность создания справки по программе. Так как собственная справка у программы отсутствует(краткое описание только на сайте), добавлена возможность сделать собственную справку для программы. Для этого отредактируйте файл help.txt и он будет использоваться в программе
Если для Ваших задач программа не совсем подходит, то Вы можете отправить письмо на адрес site@torg-kkm.ru с Вашими пожеланиями по доработке программы. После рассмотрения, возможно, будет сделана доработка программы.
Подборка
Семь сервисов, которые помогут разобраться с документами для бизнеса
В этой подборке собрали сервисы, с помощью которых можно создавать любые бухгалтерские документы — бесплатно или за небольшую ежемесячную плату. Мы не включали известные онлайн-бухгалтерии, а взяли сервисы с простыми, но нужными функциями.
Куб
Сервис «Куб» помогает создавать счета, а затем на их основе — акты, накладные, счета-фактуры и универсальные передаточные документы.
Все реквизиты подтягиваются автоматически: банка — по БИКу, компании — по ИНН. Сервис считает НДС, автоматически ведет нумерацию документов и пишет итоговые суммы прописью. А еще документы можно отправить на емейл партнеру.
Начать пользоваться можно бесплатно, а дальше платить по шестьсот рублей в месяц.
Бизнес-пак
Программу «Бизнес-пак» нужно скачивать на компьютер, это что-то вроде 1C, но поменьше и попроще.
С Бизнес-паком можно создавать, хранить и печатать разные документы: договоры, платежные поручения, счета на оплату, накладные, акты выполненных работ, товарные чеки и кассовые ордеры. Как и Куб, программа умеет подтягивать нужные реквизиты и следит за нумерацией документов.
Бизнес-пак — полностью бесплатная программа.
Транзаптор
В сервисе «Транзаптор» можно создавать счета, отслеживать их статус и отправлять клиентам.
Сервис присваивает счету номер и следит за тем, чтобы номера не повторялись; считает НДС, пишет сумму прописью и запоминает товары и услуги. Можно создать расписание, чтобы каждый месяц нужные счета формировались автоматически.
А еще за Транзаптор не нужно платить.
Формз
Формз — простой, но понятный сервис для работы с документами. Можно создать счета, накладные, разные акты, счета-фактуры, платежные поручения, авансовые отчеты, приказы, договоры.
У Формза есть бесплатная стартовая версия, но на ней можно создавать не больше пятидесяти документов. На платной версии ограничений нет, стоит 300 рублей в месяц или 2880 рублей в год.
Супербух
Сервис «Супербух» ориентирован для бизнеса на упрощенке. С ним можно формировать счета, акты, коммерческие предложения, контролировать оплату счетов и отправлять документы на емейл.
Eще сервис позволяет размещать на бланках подпись, логотип и печать и автоматически подтягивает реквизиты в документы.
Тестовая версия Супербуха бесплатная, дальше — 180 рублей в месяц или 2040 рублей в год.
Финолог
У сервиса учета «Финолог» есть бесплатный функционал по выставлению счетов. Пользователь вводит реквизиты, добавляет логотип, печать и подпись — и получает готовый счет на почту или по ссылке.
Если Финолог понравится, можно попробовать сервис полностью: две недели пользоваться бесплатно, дальше — за 2990 рублей в месяц.
Биливинг
Биливинг — это сервис, который помогает создавать заявки, сметы и счета за несколько минут. Еще там можно массово выставлять счета-фактуры, добавлять логотип компании и принимать платежи.
У сервиса есть бесплатные и платные тарифы, а на бесплатном нет ограничений по количеству документов.
Свежак
Стоит ли брать кредит под залог?
Разбираемся, как устроен кредит под залог недвижимости Всё, что нужно знать о банках Банк не открывает счет Как выбрать банк для бизнеса Не хватает налогов до норматива банка Пожаловаться на банк Что делать, чтобы банк не закрыл счет Пройти валютный контроль В новый банк со своим валютным договором Валютный договор без ошибок Валютный контроль для разработчиков Валютный контроль по новым правилам Как оформить инвойс Как получить валюту без штрафа А вот с этим аккуратней
Ошибки овердрафта
Как не переплатить и не стать должником
Как ничего не пропустить
Подпишитесь в соцсетях
Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах. Шутим, но не слишком смешно.
–>
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях — ну что ж! Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.
Основная задача Valon.Doc заключается в оптимизации работы с документами. Вы можете задать в программе шаблон вашего договора и задать в нем все необходимые поля. Затем вам останется лишь заполнять небольшую форму в программе Valon.Doc, а при выборе документа он будет уже заполняться автоматически. Весьма и весьма удобно. Во-первых, не надо несколько раз перепроверять документ (особенно это сложно, когда в нем много страниц), достаточно лишь проверить правильность заполнения той небольшой формы с данными. Во-вторых, вернуться к созданным ранее документам можно через эту же программу, в ней хранится вся история, список содержит не имена файлов, а те данные, на кого эти документы оформлены. То есть, если вам необходимо найти договор с Ивановым Петром Сергеевичем, то вы его легко найдете по фамилии, имени и отчеству.
Попробуйте программу Valon.Doc, возможно вам не хватает именно такого инструмента для более удобной и эффективной работы с документами. Эта программа подойдет для работы не только с договорами, но и со многими другими бумагами, такими как платежные поручения, ваучеры, расписки, должностные инструкции, исходящие письма и многое другое. Не дайте рутине затянуть вас, позвольте выполнять рутинные задачи программе.
Сайт программыСкачать Valon.Doc (~1.11Mb)
В нашем обзоре мы решили рассмотреть и оценить программы для работы с текстом на компьютере, функционал которых позволяет открывать и редактировать документы разных форматов, конвертировать, переводить, комфортно читать и выполнять еще массу полезных функций.
Эти приложения значительно упрощают работу с текстовыми файлами, актуальны для офисных работников, фрилансеров и просто активных пользователей компьютера. Надеемся, что подборка поможет вам выбрать функциональный и оптимальный продукт.
Рейтинг программ для работы с текстом на компьютере
Программы |
Русский язык |
Лицензия |
Поиск по тексту |
Рейтинг |
Печать |
Lotus Symphony | Да | Бесплатная | Да | 10 | Да |
WPS Office Free | Да | Бесплатная | Да | 10 | Да |
LibreOffice | Да | Бесплатная | Да | 10 | Да |
PDF Commander | Да | Пробная | Да | 10 | Да |
Office 365 | Да | Бесплатная | Да | 10 | Да |
OpenOffice | Да | Бесплатная | Да | 10 | Да |
AbiWord | Да | Бесплатная | Да | 10 | Да |
Notepad++ | Да | Бесплатная | Да | 8 | Да |
Word Viewer | Да | Бесплатная | Да | 7 | Да |
Foxit Reader | Да | Бесплатная | Да | 9 | Да |
ABBYY PDF Transformer | Да | Бесплатная | Да | 9 | Да |
ТОП 10 программ для работы с текстом
IBM Lotus Symphony скачать бесплатно
Lotus Symphony – бесплатный пакет офисных приложений для работы с документами, презентациями и таблицами. Является кроссплатформенной разработкой и работает с любыми операционками.
Пакет состои из Symphony Presentations, Spreadsheet и Documents утилиты. Работает с популярными «офисными» форматами.
WPS Office скачать бесплатно
WPS Office Free – бесплатный комплекс офисных приложений для работы с разноформатными презентационными работами, документами и таблицами.
Поддерживает популярные форматы, имеет интегрированный преобразователь PDF-файлов и специальные режимы для защиты зрения и работы в ночной период. Интерфейс на русском языке.
LibreOffice скачать бесплатно
LibreOffice – бесплатная альтернатива офисным приложениям от Microsoft, в которой представлены редакторы таблиц, графики, текста, формул, инструмент для создания СУБД и презентационных работ. Пакет поддерживает популярные офисные форматы и имеет широкую языковую поддержку.
PDF Commander скачать бесплатно
PDF Commander – полезный инструмент для удобного чтения и корректирования пдф-файлов. Позволяет конвертировать в десятки форматов, просматривать содержимое документов, нумеровать страницы, оставлять комментарии и закладки. Меню интуитивно-понятно и имеет удобное управление.
Microsoft Office 365 скачать бесплатно
Microsoft Office 365 – это популярный программный продукт, основу которого составляют веб-сервисы для доступа к приложениям и услугам на базе одноименной платформы.
В состав пакета входят OneNote, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Word, Skype и Access, а также 1 ТБ места в OneDrive хранилище.
OpenOffice скачать бесплатно
OpenOffice – бесплатный альтернативный пакет офисных программ для работы с математическими формулами, текстами, таблицами, презентациями и СУБД.
Приложение поддерживает Flash, экспортирует файлы в формат PDF, проверяет правописание и работает с современным форматом Open XML, в котором можно сохранять документы.
AbiWord скачать бесплатно
AbiWord – бесплатное приложение для работы с текстом электронных документов. Работает со всеми стандартными форматами HTML, Word, WordPerfect, OpenOffice.org и др.
Утилита форматирует тексты, работает с таблицами и картинками, проверяет орфографию. Имеет интуитивно понятный многоязычный интерфейс.
Notepad++ скачать бесплатно
Notepad++ — бесплатный софт с функциями для редактирования тестовых файлов, воспроизведения макросов, создания закладок и установки плагинов.
Подсвечивает грамматику популярных языков программирования, единовременно работает с несколькими документами и имеет удобный поиск по тексту.
Microsoft Office Word Viewer скачать бесплатно
Microsoft Office Word Viewer – бесплатное портативное приложения для просмотра файлов, созданных в Microsoft Word.
Открывает, копирует материал и отправляет на печать документы. Поддерживает большинство форматов, имеет самые необходимые функции для работы и отличается простотой использования.
Foxit Reader скачать бесплатно
Foxit Reader – бесплатное приложение для открытия, чтения, создания документов PDF-формата с множеством настроек и полезных функций.
Позволяет постранично просматривать материал, быстро переходить на требуемую страницу, оставлять заметки к тексту и отправлять на печать. Интуитивно понятный русскоязычный интерфейс.
ABBYY PDF Transformer скачать бесплатно
ABBYY PDF Transformer – удобный и компактный софт для открытия и редактирования PDF-документов, а также конвертации файлов в Excel, Microsoft Word, TXT и HTML.
Имеет набор качественных инструментов для пакетной обработки, парольной защиты, оптической идентификации текстов и отправки материала на печать.
Альтернативные программы:
Программы для создания музыки Программы для очистки компьютера от мусора Программы для обработки фотографий Программы для монтажа видео Программы для записи видео с экрана Программы для загрузки фильмов из интернета
ли со статьей или есть что добавить?