Диадок электронный документооборот – важный и нужный инструмент, для чего нужен

При подключенном расширении Диадок пользователи могут обрабатывать юридически значимые документы вручную или в рамках бизнес-процессов. В первом случае для этого можно использовать кнопки подписания и отправки на карточке. Во втором необходимо настроить маршруты в дизайнере.

Мы рекомендуем использовать именно второй подход, т.к. это обеспечивает прозрачность работы и контроль. За каждый этап маршрута, включая подписание и отправку в Диадок, будет отвечать конкретный сотрудник. Можно ограничить сроки отправки и настроить эскалации на случай, если работа не будет выполнена вовремя. Вы также можете получать уведомления о подписании документов контрагентами. При этом сообщения приходят в ленту ELMA365.

начало внимание

Для подписания документов требуется электронная подпись. Ее можно запросить у Диадок или оформить у КриптоПРО.

конец внимание

Обратите внимание, функции отправки, подписания и отклонения подписи доступны только тем пользователям, которые указаны в настройках аккаунта юридического лица в разделе Администрирование > Расширения > Диадок > Юридические лица Дидадок.

Подписать исходящий документ вручную

Допустим, вам необходимо заключить исходящий договор. Вы подписываете его со своей стороны и отправляете в Диадок нужному контрагенту. Тот в свою очередь подписывает договор и отправляет его обратно в ELMA365. Такой договор будет иметь полную юридическую силу, так как подписан квалифицированной подписью. У договора есть печатная версия — в ней дополнительно указаны все атрибуты подписи. Ее можно скачать на карточке документа.

Чтобы подписать исходящий документ, откройте карточку документа и на верхней панели нажмите на значок.

При этом операционная система попросит вас разрешить доступ к сертификату для подписания, после чего появится всплывающее окно с настройками.

1. В поле Юридическое лицо укажите юридическое лицо вашей компании. От его имени будут производиться действия в Диадок. Это поле заполнено по умолчанию, но при необходимости вы можете выбрать другую компанию из списка. Информацию о юридических лицах ELMA365 берет из системного справочника Мои юридические лица.

2. В поле Контрагент укажите ИНН контрагента, которому отправляется документ. Обратите внимание, к выбору доступны только те контрагенты, с которыми у вас настроена связь в Диадоке.

3. Убедитесь, что выбрана опция Запросить подпись контрагента. Она необходима для того, чтобы контрагент, которому вы направляете документ, подписал его в Диадоке.

4. В поле Сертификат выберите доступный вам сертификат для электронной подписи. Система проверит сертификат и выдаст сообщение об успешной проверке. Нажмите кнопку Подписать и отправить в Диадок. Теперь документ будет подписан с использованием указанного сертификата и направлен тому контрагенту, которого вы указали в настройках.

Подписать входящий документ вручную

Система каждые пять минут проверяет поступление новых документов от Диадок и отображает их в Канцелярии. Открыв новый входящий документ, вы увидите на его панели кнопки Подписать и Отклонить. Нажмите на нужную кнопку и укажите свой сертификат для подписи, после чего документу будет присвоен соответствующий статус — «Подписан» или «В подписи отказано». Эти данные отобразятся и в ELMA365, и в Диадок.

Сменить статус

В ELMA365 у элементов приложения есть статусы, они помогают отслеживать жизненный цикл документов. В Диадоке так же есть свои статусы, например, «Документооборот завершен», «Требуется подпись», «Подписан».

Соответствие между статусами ELMA365 и Диадока вы можете установить при настройке расширения. Тогда при смене статуса Диадок, также поменяется и статус элемента приложения в системе.

Если у вас настроен маршрут документ, то вы можете приостанавливать его выполнение до тех пор, пока документ не получит определенный статус. Дополнительно о применении этой настройки читайте в статье Ожидание статуса.

Загрузить протокол

Вы можете скачать версию документа для печати с полной информацией об электронной подписи. Для этого на карточке документа размещены ссылки: Протокол и Протокол и подпись.

  • Протоколэто печатная форма, в которую Диадок добавляет информацию о подписи: данные о сертификате, а также дату и время подписания
  • Протокол и подпись — это полный архив документооборота, который включает в себя подписи и протоколы.

Работа с документами в бизнес-процессе

Все вышеуказанные действия с документами можно включить в бизнес-процессы документооборота. Для этого в системе предусмотрены следующие элементы:

  • Отправка документапользователю ставится задача подписать документ, после чего документ отправляется в диадок.
  • Подписать документпользователю ставится задача подписать входящий документ.
  • Отклонить подписьпользователю ставится задача, в которой он может как подписать документ, так и отказать в подписании.
  • Ожидание смены статусавыполнение процесса приостанавливается до тех пор, пока документ не получит определённый статус, например, «Подписан». После чего процесс продолжается.
  • Загрузка печатной формысистема сформирует печатную версию документа с информацией об электронной подписи, которой он был подписан.

diadoc_main.htmlsms-center.html

Глобальное внедрение сети интернет в экономические процессы не оставило без внимания и хозяйственную деятельность организаций. В результате была организована система Диадок электронный документооборот, позволяющий перевести работу с бумагами на новый уровень.

Диадок электронный документооборот что это такое?

И так, что это такое? Diadoc это система электронного документооборота среди предприятий, а также между организацией отправителем и государственными структурами, такими как налоговая инспекция, суды и т.д.

Данная система позволяет осуществить электронный документ между участниками через интернет. При этом участниками системы являются:

  • Компания отправитель, формирующая исходящий документ в системе.
  • Компания-получатель, которой направляется соответствующий документ через систему Диадок.
  • Оператор электронного документооборота (ЭДО) – фиксирует бумаги о осуществляет обмен между сторонами.

Процедура обмена очень проста: отправитель формирует документ в системе оператора, например, акт или счет-фактуру, далее по защищенному каналу он передается получателю.

Тот в свою очередь его может принять или отправить на корректировку. Отправитель может видеть статус документа, например, «получен», «принят» и так далее. В результате вы избавляетесь от бумажной волокиты.

Внимание! При необходимости документы подписываются обеими сторонами обмена при помощи электронной подписи. Ее также можно получить у оператора ЭДО.

Диадок электронный документооборот работает в соответствии с требованиями согласно федеральных законов. И часто документов передаются с его помощью в обязательном порядке.

Так, начиная с 01.01.2015 года ФНС установила, что сведения из книги покупок и продаж с этого момента передаются в налоговую исключительно в электронном виде посредством операторов ЭДО.

Внимание! Система позволяет автоматизировать деятельность при помощи готовых модулей, и решение для работы с распространенными системами ведения учета, такими как Docsvision, 1С, SAP и т.д.

Что можно передать через Диадок?

С помощью системы Диадок можно передать:

  • Накладную Торг-12, акты, форматы которых подходят для передачи их и в контролирующие органы.
  • Счета-фактуры, порядок обмена которыми, а также форма регулируется федеральными налоговыми органами и Минфином.
  • Помимо этого, можно передавать неформализованные документы, например, платежные поручения, договора, акты выполненных работ и т.д.

Преимущества и недостатки работы с системой электронного документооборота

Сокращение времени на документооборот

Система Диадок электронный документооборот имеет довольно много преимуществ, относительно обмена бумажными документами:

  • Документы не теряются из системы, нет необходимости их хранить в бумажном виде, что сокращает расходы на бумагу и содержание архивов.
  • Документы отправляются и получаются непосредственно в учетной системе.
  • Вы можете в онлайн режиме контролировать статус документов.
  • 100% гарантия на доставку документов адресату, причем это занимает по времени не более 7 секунд. При этом в документах может вноситься корректива, а также они могут подписываться электронной подписью.
  • Можно увеличить сумму входящего НДС в результате того, что отправленные документы будут гарантированно приняты.
  • Соблюдены сроки сдачи документов в налоговую инспекцию.

Недостатки системы:

  • Электронный документооборот потребует дополнительные затраты, хотя за счет увеличенной эффективности работы и упорядочивания документооборота вы можете и выиграть.
  • Нельзя отправить документы задним числом, так как все фиксируется в системе.

Внимание!Подключить к Диадоку можно у этого оператора электронного документооборота.

Диадок электронный документооборот – примерная стоимость

Так, в системе Диадок стоимость исходящих документов следующая:

Количество исходящих документов в пакете, шт.

Стоимость за все, рублей

Стоимость за каждый, рублей

500 3500 7
1 000 6500 6,5
2 500 15 500 6,2
5 500 33 000 6
11 000 63 800 5,8

Внимание! Стоимость входящих документов в данное количество не включено.Читайте далее:

Как получить электронную подпись для физического и юридического лица

ФНС ПИСЬМО от 20 марта 2015 года № ГД-4-3/4440@

Как правильно отправить отчетность в налоговую по почте?

Письмо Федеральной налоговой службы от 15 февраля 2011 г. N КЕ-3-3/354

Единая упрощенная налоговая декларация образец заполнения

Предоплатная система расчетов

№ п.п. Право использования программы для ЭВМ «Диадок» Стоимость, руб. Количество документов Примечание
1 Тарифный план «Минимальный» 900 100 НДС не облагается
2 Тарифный план «250 документов» 1 900 250 НДС не облагается
3 Тарифный план «600 документов» 4 200 600 НДС не облагается
4 Тарифный план «1200 документов» 7 800 1 200 НДС не облагается
5 Тарифный план «3000 документов» 18 600 3 000 НДС не облагается
6 Тарифный план «6000 документов» 36 000 6 000 НДС не облагается
7 Тарифный план «12000 документов» 68 400 12 000 НДС не облагается

Организация рабочего места[1]

№ п.п.

Наименование

Стоимость,

руб.

Примечание

1

Изготовление сертификата сроком действия 1 год

1 000

2

Изготовление сертификата сроком действия 1 год со встроенной лицензией КриптоПро или на защищённом носителе Рутокен

2 000

3

Изготовление сертификата сроком действия 1 год со встроенной лицензией КриптоПро на защищённом носителе Рутокен

3 000

[1] Услуги, установленные настоящим разделом прайс-листа, может оказать любой аккредитованный удостоверяющий центр Группы компаний СКБ Контур в соответствии с регламентом оказания его услуг, официально публикуемом на сайте такого удостоверяющего центра.

Письмо Министерства финансов РФ №03-07-08/71415 от 14.08.2020

30.10.2020  

Услуги по предоставлению права пользования программой на основании лицензионного договора НДС не облагаются. Способ получения доступа к такому ПО, по мнению Минфина, не важен (письмо от 14.08.2020 № 03-07-08/71415).

Электронные услуги от иностранца

Финансисты напомнили, что при оказании инофирмой российским организациям (ИП) услуг в электронной форме, место реализации которых – территория нашей страны, исчислять и уплачивать НДС должен именно этот зарубежный исполнитель. Таково предписание статьи 174.2 Налогового кодекса. В этой связи указанный бизнес-партнер подлежит постановке на учет в российской налоговой инспекции (п. 4.6 ст. 83 НК РФ).

Таким образом, в настоящее время при оказании иностранной компанией подобных услуг отечественная организация в роли налогового агента не выступает.

Об особенностях «налога на Google»

Раньше при оказании инофирмой услуг через Интернет или иную информационно-телекоммуникационную сеть российский потребитель признавался налоговым агентом. Он удерживал у зарубежного партнера НДС, а после уплаты этой суммы в бюджет мог ее вычесть. Правда, не ранее принятия электронных услуг к учету (ст. 171 и 172 НК РФ, письма Минфина от 26.01.2015 № 03-07-11/2136 и от 15.08.2017 № 03-07-08/52318).

Исполнитель же получал от российского контрагента очищенную от налога сумму.

Но с 01.01.2019 правила изменились. Теперь в описанной ситуации исчислить и перечислить в российский бюджет НДС (в обиходе именуемый «налогом на Google») обязан именно иностранец, которому сперва нужно встать на учет в нашей стране. Если же инофирма этого не сделает, ответственность за неуплату НДС будет нести именно она (ст. 174.2, п. 4.6 ст. 83 НК РФ, письмо Минфина от 06.11.2018 № 03-07-08/79626).

Российская организация налоговым агентом теперь не признается, но вправе вычесть НДС. Счет-фактура для этого не нужен. Понадобятся (п. 2.1 ст. 171, п. 3.2 ст. 169 НК РФ):

— договор и (или) расчетный документ с выделенным налогом, указанием ИНН и КПП инофирмы;

— документы на перечисление денег контрагенту, в которых значится НДС.

Зарубежные фирмы, уплачивающие «налог на Google», подают НДС-декларацию по спецформе, которая утверждена Приказом ФНС от 30.11.2016 № ММВ-7-3/646@ (подробности – в п. 8 ст. 174.2 НК РФ и письме налоговой службы от 24.04.2019 № СД-4-3/7937).

А если инофирма оказывает на территории России помимо электронных какие-то иные услуги (например, консультационные)? Тогда в части последних обязанность по исчислению и уплате НДС в российский бюджет также возлагается на нее. На этом финансисты сделали акцент в письме от 05.04.2019 № 03-07-08/24055.

Без исключений не обошлось

Но есть случаи, когда отечественному потребителю все же придется выступить в роли налогового агента. Во-первых, когда он продает электронные услуги зарубежной компании как посредник (п. 10 ст. 174.2 НК РФ, письмо Минфина от 06.11.2018 № 03-07-08/79626). А во-вторых, при приобретении таких услуг у иностранного индивидуального предпринимателя (письмо Минфина от 09.01.2020 № 03-07-08/38). И еще. Подобные услуги, оказанные иностранным «физиком», не являющимся ИП, свободны от НДС (письмо финансового ведомства от 06.03.2017 № 03-07-11/12534).

Быть ли «программной» НДС-льготе при удаленном доступе?

Подпункт 26 пункта 2 статьи 149 НК РФ освобождает от НДС передачу прав на использование программы для ЭВМ на основании лицензионного или сублицензионного договора. Способ же предоставления доступа к ПО для целей этой льготы роли не играет, подчеркнули минфиновцы в комментируемом письме.

Схожую точку зрения финансисты высказывали и раньше, отмечая – льгота актуальна и при возмездном предоставлении права пользования программным продуктом с помощью удаленного доступа к нему (письма от 23.12.2019 № 03-07-08/101179, от 04.09.2018 № 03-07-14/63016 и от 26.03.2018 № 03-07-08/18868).

К электронным услугам относят предоставление прав на программы, базы данных через Интернет, в том числе посредством удаленного доступа к ним, включая обновления и дополнительный функционал (п. 1 ст. 174.2 НК РФ). Предоставление таких прав иностранной компанией по лицензионному договору (как правило, российский пользователь скачивает программу с сайта разработчика) подпадает под эту норму. Принимая во внимание точку зрения ведомства, подобные электронные услуги также освобождаются от НДС на основании подпункта 26 пункта 2 статьи 149 Кодекса.

Итак, услуги по предоставлению по лицензионному договору прав на ПО для ЭВМ свободны от налога на добавленную стоимость, независимо от того, в какой форме (электронной или неэлектронной) и кем именно (российской или иностранной компанией) они оказаны. Справедливость этого вывода подтверждают и письма Минфина от 08.04.2019 № 03-07-08/24659, от 23.03.2017 № 03-07-08/16910. Вместе с тем, инофирма обязана встать на налоговый учет в РФ, даже если оказываемые ею услуги освобождены от НДС в силу приведенной нормы. Умозаключение вытекает из письма Минфина от 30.11.2016 № 03-07-08/70969.

О договорных нюансах

В подпункте 26 пункта 2 статьи 149 Кодекса упомянут лишь лицензионный договор. Но чиновники всегда (в том числе и в комментируемом письме) распространяли действие нормы на сублицензию. Ведь в силу пункта 5 статьи 1238 ГК РФ к сублицензионному договору применяются правила о лицензионном договоре (см. также письмо ФНС от 20.02.2017 № СД-4-3/3123@). В частности, НДС не будет при приобретении у инофирмы услуг по предоставлению на основании лицензионного договора прав на ПО и при передаче этих прав российским лицам по сублицензионному договору (письмо Минфина от 06.02.2017 № 03-07-14/6177).

Что же до иных договоров, в том числе смешанных, где присутствуют отдельные элементы лицензионных соглашений, то они для данной льготы не подходят (письмо Минфина от 01.04.2014 № 03-07-14/14317).

 Системы Автоматизации Бизнеса 8 (495) 795-40-10

Меню

 

В нашем сервисном центре можно быстро и просто подключить сервис Диадок. Процесс занимает  — 1 день. Диадок — это сервис для обмена юридически значимыми документами с контрагентами без дублирования на бумаге. Формируйте, отправляйте и получайте счета-фактуры, акты, ТОРГ-12 и другие документы в электронном виде. Их примут в налоговой и судах. ЭДО через Диадок позволит вам: снизить расходы на бумагу, обслуживание принтеров, почтовые и курьерские услуги, за секунды доставлять документы хоть в Москву, хоть во Владивосток, в режиме онлайн проверять статус документов, оперативно согласовывать их и исправлять ошибки. Ускорить оплату услуг: чем раньше подписаны документы, тем быстрее вы получите деньги от клиента и получить вычет по НДС по итогам периода, в котором совершена сделка, потому что документы не потеряются. Если вы обмениваетесь документами с иностранными организациями, в Диадоке можно настроить международный ЭДО и переключить интерфейс на английский язык. Все переданные документы будут юридически значимыми на территории России и страны контрагента.

Проконсультируйтесь по вопросу подключения к Диадок с менеджером по телефону +7 (495) 795-40-10 или заполняйте заявку на сайте.

Сколько стоит сервис Диадок?

250 исходящих документов 600 исходящих документов 1 200 исходящих документов 3 000 исходящих документов 6 000 исходящих документов 12 000 исходящих документов
1 900 ₽на 12 мес 4 200 ₽на 12 мес. 7 800 ₽на 12 мес. 18 600 ₽на 12 мес. 36 000 ₽на 12 мес. 68 400 ₽на 12 мес.
Организация рабочего места
  • Электронная подпись для мобильного телефона на 1 год — 1 000 ₽
  • Электронная подпись сроком действия 1 год — 1 000 ₽
  • Электронная подпись с лицензией СКЗИ «КриптоПро CSP» — 2 000 ₽
  • Электронная подпись с лицензией СКЗИ «КриптоПро CSP» на защищенном носителе Рутокен Лайт — 3 000 ₽
Интеграция с 1С
  • Модуль «Стандарт» для 1С 7.7, 8.1, 8.2, 8.3 на 1 год — 11 800 ₽
  • Настройка модуля «Стандарт» — 2 300 ₽
  • Модуль «Про» для 1С 8.2 и 8.3 — 13 700 ₽

*  В прайсе указаны пакеты исходящих документов на год, входящие документы вы получаете — бесплатно.   * Для работы с сервисом Диадок, необходим квалифицированный сертификат электронной подписи.                 

 image 

 Знакомство с сервисом Диадок

Мобильное приложение

Пользователи сервиса Диадок могут работать в мобильном приложении: 

— получать документы от контрагентов и сотрудников своей компании.

— подписывать входящие документы в формате 820 приказа и неформализованные документы. Отправлять неформализованные документы, созданные в Диадоке. Согласовывать документы и подписывать согласующей подписью.

 — передавать документы на подпись и согласование

 — просматривать реквизиты, печатную форму, историю и комментарии к документу

Оно бесплатное и доступно для iOS и Android.

В сервисе зарегистрировано более 1,5 млн компаний. Вы сможете быстро найти своих контрагентов и перейти с ними на электронный документооборот.

Где купить сервис Диадок?  

Сервисный центр АО «ПФ «СКБ Контур» №1308 — ООО «Системы Автоматизации Бизнеса»

г. Москва, Пресненская наб. 12, ММДЦ «Москва-Сити» башня «Федерация-Восток»этаж 25, офис B

Ближайшая станция метро — м. Деловой центр, Международная

г. Щёлково, площадь Ленина д. 8, этаж 3, офис 92

График работы: Пн. — Пт.: 09:00 — 18:00

По телефону                              По электронной почте

в Москве                                                        по всей России

+7 (495) 795-40-10                      info@sbm-msk.ru 

© 2011-2021 ООО «Системы Автоматизации Бизнеса»

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий